Chiar dacă ți-ai găsit locul de muncă la care ai visat, deții propria ta afacere sau ești freelancer și lucrezi pentru tine, cu siguranță te-ai lovit de dorința de a lucra mai puțin, dar a fi mai eficient din toate punctele de vedere. Atunci când faci ce-ți place, tinzi să muncești mai mult decât este necesar.

Începe prin a atribui sarcinile specifice oamenilor de specialitate — de exemplu, marketingul online trebuie realizat doar de o agenție digital marketing specializată. Acesta este un prim pas spre a te concentra pe ceea ce este cu adevărat important.

Capacitatea de a dedica timp unor sarcini potrivite, de a le finaliza și de a încheia ziua de muncă cu rezultate performante este visul oricărui specialist, din orice domeniu de activitate. Ajustând zi de zi fluxul de muncă, rezultatele pozitive nu vor întârzia să apară.

Managementul timpului, dar și abilitățile organizatorice pot fi corelate în mod direct cu productivitatea muncii. Dacă lucrezi 12 ore într-o zi, acest fapt nu evidențiază neapărat progresele. Ai nevoie de calitate, nu de cantitate.

· Concentrează-te doar pe o singură sarcină pe moment

Chiar dacă în ziua de astăzi se promovează persoanele multitasking, acest lucru nu înseamnă că este și cel mai productiv. Ba din contră — atenția distribuită în 2–3 direcții diferite poate afecta calitatea muncii.

Este foarte important să te concentrezi doar pe o sarcină pentru a obține performanțele dorite. Dacă aplici această regulă, nu vei mai rămâne cu sarcini necompletate și nici nu te vei mai lovi de stres și sentimentul de incapacitate de a duce lucrurile la bun sfârșit în mod profesional.

În plus, concentrarea pe un singur task până la finalizarea acestuia te va motiva, deoarece îți stabilești un singur obiectiv, pe care creierul tău îl percepe mai ușor de atins.

· Nu uita să-ți iei o pauză

De cele mai multe ori o să-i auzi pe cei care lucrează mult spunând că sunt foarte obosiți, chiar dacă nu au dus la bun sfârșit sarcinile. Pauza este esențială pentru eficiență și productivitate. Fără ea, te vei epuiza și îți vei scădea considerabil capacitățile.

Ia pauze regulate, care să te desprindă complet de munca pe care o practici. De exemplu, dacă lucrezi la birou, în timpul pauzei fă o plimbare sau ieși afară pentru a-ți încărca bateriile pentru următoarele ore de muncă.

Dacă totuși ți se pare dificil, poți folosi tehnica Pomodoro, de care sigur ai auzit. Persoanele care o folosesc declară că sunt mult mai mulțumite de productivitatea obținută. Pentru 25 de minute de muncă intensă și concentrare, ai o pauză de 5 minute în care îți orientezi atenția în altă parte.

La finalul celor 5 minute, te vei simți energizat și pregătit pentru o nouă rundă de 25 de minute de productivitate. Fără să îți dai seama, vei termina proiectul la care lucrezi într-un timp record și cu mintea odihnită.

· Rezolvă sarcinile mari

Se spune că atunci când ai o listă de sarcini, este benefic să începi cu cele mari și complicate. La începutul zilei ești plin de energie, motiv pentru care taskurile complexe trebuie rezolvate în prima parte a zilei — sunt consumatoare de energie și timp.

Astfel, la finalul programului îți lași sarcinile mici și simple de făcut. Vei rămâne concentrat și nu vei mai simți acea presiune legată de îndeplinirea tuturor obiectivelor. Începe cu lucrurile complicate și termină cu cele simple.

· Împarte programul în obiective mici

Atunci când ai o sarcină care implică mai multe obiective, îți va fi mai greu de dus la capăt. Un mic truc care te ajută să finalizezi taskurile mari este să le împarți în altele mai scurte. De exemplu: depunerea documentelor necesare, răspunsul la cele 7 e-mailuri din inbox sau organizarea resurselor necesare pentru proiectul tău. Obiectivele mici sunt mai ușor de atins și îți oferă sentimentul de progres constant.

· Folosește-te de regula celor 2 minute

Regula celor două minute presupune finalizarea imediată a sarcinilor care nu durează mai mult de două minute. De exemplu, dacă primești un e-mail al cărui răspuns nu-ți ia mai mult de 2 minute, nu amâna — rezolvă-l pe loc. Astfel, vei evita să-ți aglomerezi programul cu sarcini mărunte lăsate pentru mai târziu.

Acestea fiind spuse, dacă urmezi câteva reguli simple, dar eficiente, vei observa că lista sarcinilor îndeplinite la finalul zilei este mult mai mare decât înainte.